PROPOSAL phần tất yếu của EVENT

A. Hình thứcviết:

Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.

Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính "đoàn thể". Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy (hardcopy).

Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và chèn hình, format... hơi bị hạn chế.

Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất để gửi khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format... dễ dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.

Hình như tuỳ mỗi cty có 1 gu riêng nữa á.



B. Cách thức trình bày

Kế hoạch,nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ... nói lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình bày bạn cần rất chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có những đánh giá không tốt. Khi trình bày proposal, để được đánh giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:



a. Với Words:

- Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, không trồi ra thụt vào mất trật tự

- Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.

- Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổii dẫn đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất vô duyên.

Có khoảng trắng dzô dziên do chữ nhảy font

Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.



b. Với Powerpoint:

-Có 1 phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ nhét vào 1 phần Mục lục với các ý chính: Ý nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục...

- Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết trên Words.

- Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size..., chú ý cả các bullet, tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.

- Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi

Muốn cận thị vì nhiều chữ



- Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ, không bị bể hạt,mất nét...

- Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.

- Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).

Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font



- Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, 1 , 2 cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.



c. Với Excel:

Chú ý việc nhét vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.



Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.



Tạm thời như thế, nghĩ ra đc gì nữa sẽ bổ sung tiếp,kinh nghiệm còi, hy vọng các bạn ko chê mà giúp bổ sung thêm.

Lần sau tớ sẽ làm típ phần C: Trình bày nội dung trên proposal

Ví dụ:

Thường proposal bắt đầu bằng slide chủ đề và... slide mục lục (thiet dzay á).

Brief tóm tắt những thông tin chính như tổ chức tiệc nhằm đãi bà con ăn, cám ơn, thay lời muốn nói ... và:



Proposal cho event thì cần một chút dẫn dắt để tạo "không khí cảm thụ ý tưởng" rùi dẫn đến concept, theme rùi mới details design, nội dung chương trình làm gì. Một chút kinh nghiệm chia sẻ là đối với những proposal events cho khách hàng, cần yêu cầu họ cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt và hỏi rõ khách hàng muốn hiện cái gì (điều gì, tính chất gì) trong chương trinh và bước đầu nên gửi concept proposal thui, chứ details quá thì:

1. khách hàng từ đầu ko khoái concept và theme được thể hiện -> phí công details.

2. bị chôm (có sao nói thiệt dzậy) do đã thể hiện chi tiết thì agency khác có thể làm láng.



Viết proposal cho activation thì khác, ko có đặt nặng gì concept và theme (ít khi có cái này trong activation-ít khi, ko phải là ko hehe) nhưng nặng phần logistic và các agency hơn thua nhau ở chỗ này, logistic càng good càng dễ get được dự án.

Những cái liên quan đến logistic như là: thời gian chạy chương trình (ngày, ca làm, giờ...), số lượng những thứ liên quan (ví dụ phát quà mẫu, tờ rơi), cách quản lý, kiểm tra và báo cáo...



Và một cái thường chỉ chiếm 1 slide nhưng chiếm % hơi nhiều quyết định "thành công" của proposal là estimated cost: chi phí dự tính cho chương trình hehe, khấn trời ko over budget



viết dài rùi, stop thui



#5

19-10-2008, 12:08 PM

titanium

Event manager Ngày tham gia: Sep 2008

Số Bài Viết: 118

Đã cám ơn:: 6

Được cám ơn 40 lần trong 23 bài

F-coin đã tích luỹ: 1









Như đã hẹn bữa nay Titanium vít típ phần C:



C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:

Barem của 1 proposal

Nói chung là tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:

- Nền tảng, mục đích: Cái này nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cân

- Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…

- Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…

- Kịch bản chương trình sơ bộ: Mấy giờ, làm gì… nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.

- Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.

- Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.



Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:

- Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.

- Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình

- Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…

- Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ

- Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event

- Cấu trúc nhân sự team làm event này

- Kinh phí dự kiến

- Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.



Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.

Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:

- Mục đích

- Thông tin cơ bản

- Thể lệ tham dự

- Cơ cấu giải thưởng

- Cách thức thực hiện cuộc thi

- ……

Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:

- Mục đích

- Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án

- Thông tin cơ bản

- Nội dung chương trình

- Vấn đề tuyển dụng

- Vấn đề báo cáo

- Vấn đề thực thi

- …….

Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.



Diễn đạt ý tưởng



Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.

Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ proposal của 1 cty thực hiện khai trương TT mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.

Đón khách (guests welcome):

Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats

Light music amuse and warm up the waiting atmosphere

MC ask for audience attention and then the drummers begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the atmosphere.

(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi

Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi

MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí thêm sôi nổi).

Diễn văn khai mạc (Opening speeches)

MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech

After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON

MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite

(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu

Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.

MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)

Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)

A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists

After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults

(Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.

Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)

Việc launching (Act of launch)

Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes flower ball

When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives

All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.

At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.

(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.

Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.

Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.

Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)



Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có thế mà thôi.

Văn phong thể hiện được cá tính:

Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác,nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.

Ví dụ thay vì viết:

Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event, trau dồi sự chuyên nghiệp của những người vừa bước chân vào lãnh vực event, Titanium viết kế hoạch này để trình bày cách thức viết một proposal.

Thì chỉ nên viết:

Mục đích:

- Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event

- Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event

Nói thế là đã đầy đủ, dễ hiểu lắm rồi.

Nếu proposal viết bằng tiếng Anh, bạn cũng không nên quá cầu kỳ văn phong chữ nhĩa. Đừng nghĩ dùng những từ lạ lẫm, hành văn với ngữ pháp thật chuẩn người ta sẽ đánh giá bạn là dân pro. Nên nhớ rằng không phải người đọc proposal lúc nào cũng là người đến từ các nước nói tiếng Anh, họ có thể là một ông sếp Hàn Quốc với vốn từ bập bẹ, hoặc một chị nhân viên Việt Nam với trình độ tiếng Anh tàng tàng. Cố gắng dùng những từ càng phổ biến, dễ hiểu càng tốt.

Ví dụ một slide ghi thế này:

XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining interview celebrities.

Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign countries for XoneFM to upload.

Tôi sẽ đánh giá là tối nghĩa, nhiều từ lạ và dài dòng, thay vào đó, chỉ cần viết đơn giản như sau là đủ dễ hiểu:

XoneFM: Provide information of Youth’s favorite songs, combining with celebrities, interview.

Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on XoneFM.

Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa

Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người khoái tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp, nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.

AV system: audiovisual system: hệ thống nghe nhìn, tiếng Việt hay quen gọi là hệ thống âm thanh ánh sang.

Caterer: Nhà cung cấp (thực phẩm), chủ khách sạn

Hidden cost: Chi phí ngầm

Celebrity: Người nổi tiếng

Crew: Đội, ví dụ programming crew, serving crew, facilities crew…

Bubble machine: máy thổi bong bóng xà phòng

Streamer: Cờ đuôi nheo

Traffic flow: Lưu lượng giao thông

Strip light: Đèn huỳnh quang

Strobe light: đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu)

Flash light: đèn flash

Follow light: Đèn folo, đèn chiếu tập trung công suất lớn, dùng cho sân khấu

scoop light: đèn folo đảo

spot light: đèn spot, đèn tụ

Light bulb: bóng đèn tròn

Marquee: Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy

Industrial marquee: nhà bạt công nghiệp

stage platform: Sàn sân khấu

Usher: Người dẫn chỗ

Name tags: Thẻ đeo

Site plan: sơ đồ địa điểm/ Floor plan: mặt bằng

Generator: máy phát điện

electrical outlet: Chỗ cắm điện

electrical hookup: đi dây điện

sprinkler system: hệ thống fun nước

Lectern/podium: bục để tài liệu để phát biểu trên sân khấu

Black electrical tape: băng keo đen quấn dây điện/transparent tape: băng keo trong

Red rope barrier: vật chắn dung để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ

three prong converter: Ổ cắm 3 chấu

Walkie – talkie: bộ đàm

Staple gun: Máy dập kim, để dập bìa, ván ép

Trash bag: túi nylon đựng rác

Live statue: nhân tượng (tượng do người thật hóa trang thành)

Electrical confetti: pháo sáng (dung trên sân khấu, ko phải pháo bông)/ electrical confetti canon: máy bắn pháo sang

Leftover food: đồ ăn dư

Lost and found place: Nơi nhận đồ mất

Circuit breaker: cầu dao điện

Soundproof wall: tường cách âm

Rehearsal: Tổng duyệt trước chương trình

Tarp: vải bạt

Ply wood: ván ép

Power plug/power splitter: Ổ chia điện

Die cut: bế (cắt theo khuôn), ví dụ die cut standee, die cut card.

5.1 (Dolby Digital Audio Codec) - Dàn Âm thanh có 6 kênh khác nhau: trái, phải, trung tâm, surround trái, surround phải, loa sub…

35 mm - Cỡ phim tiêu chuẩn trong quay phim

Audio Conferencing - Trong hội nghị kiểu này, 1 bên thứ 3 ở ngoài phòng hội thảo có thể tham dự thông qua đường line điện thoại analog.Giao tiếp trong hội nghị kiểu này có thể là 1 chiều hoặc tương tác.

Auditorium - 1 phòng hội nghị bố trí ngồi theo kiểu theater để coi phim, thuyết trình thông qua các phương tiện truyền thông đa phương tiện, thuyết trình live hoặc là các hình thức khác.

Podium: Cái bục phát biểu.

Theater, classroom/ U - shape/ round - shape/ V-shape/hollow square set up: Các hình thức bố trí chỗ ngồi trong khách sạn, theater là kiểu rạp hát, ko có bàn, classroom là có bàn, U - shape là hình chữ U, round shape là hình tròn, V-shape là xếp hình chữ V, hollow square là set up ghế xung quanh 1 cái bàn vuông or chữ nhật, cái bàn đó đc gọi là cái hollow.

Flip chart: Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 lên, có thể lật được như kiểu lịch treo tường, dùng cho thuyết trình.

Lav mic: (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic) Mic ko dây tí hon đeo ở cổ hoặc ve áo

Guiding board: Cái bảng chỉ dẫn (chỉ đến nơi tổ chức sự kiện)

Projector: Máy chiếu, có overhead projecter là máy chiếu dùng phim, giờ ít xài, LCD projector là loại phổ biến hay dùng ở hội thảo, sự kiện, DLP projector dùng công nghệ DLP, cơ động, hình mịn nhưng màu sắc ko đẹp, thường dùng chiếu phim ở nhà.

Agenda: Lịch trình những thứ cần phải làm, ví dụ event agenda là kịch bản chương trình.

AV system (Audio visual system): Hệ thống âm thanh ánh sáng

Audio visual aids : Phụ kiện nghe nhìn, ví dụ phim, projector, loa, flip chart….

Banquet event order (BEO): tạm hiểu là 1 bản tóm tắt liệt kê chi tiết các vật dụng chuẩn bị cho event ví dụ set up phòng thế nào, đồ ăn thức uống ra sao

F&B (Food and beverage): Đồ ăn thức uống

Budgetary philosophy: Bản tính toán tài chính, dự trù về lời, lỗ… trong 1 event

Revenues and expenses: Các khoản thu chi

Cash bar : quầy bar set up riêng cho những khách có nhu cầu dùng đồ uống riêng, dùng xong thì phải tự trả xiền, phân biệt với host bar, còn gọi là open bar hay sponsored bar uống free.

Concurrent session : Các session (phần) khác nhau diễn ra đồng thời, trong event ví dụ như nhiều hoạt động, nhiều chủ đề khác nhau cùng diễn ra 1 lúc.

Contingency plan: Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu bất ngờ có thay đổi gì đó.

Corner booth: Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên

Island booth : Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt

Peninsula booth: gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian khác

Critical path : 1 danh sách liệt kê các cột mốc hoặc kết quả cần đạt được để hoàn thành 1 kế hoạch nào đó.

Crowd control : Bản hướng dẫn cung cấp cho người tham gia hướng dẫn họ di chuyển có trật tự tránh ắc nghẽn

Delegate: Từ dùng để chỉ người có đăng ký tham dự hoặc đại biểu được bình chọn trong 1 hội thảo, meeting…

Emergency action plan: Kế hoạch hành động khẩn cấp, hay kế hoạch đối phó rủi ro, chỉ ra những gì cần làm khi có các tình huống rủi ro như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bomb...

Floor plan: Layout bố trí các vật dụng tại địa điểm tổ chức sự kiện ví dụ bàn ghế, gian hàng, toilet…

Follow-up: các hoạt động xảy ra sau event, phân biệt với Evaluation nghĩa là rút kinh nghiệm, đánh giá sau event.

Follow spotlight: Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu

Front screen projection - chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình

Rear screen projection - chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi chiếu trước màn hình.

Gooseneck: Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài tuỳ ý

Honored guest : VIP phát biểu tại event, nhưng ko phải người tham dự

Indirect cost: Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost hay

In-kind : Việc đóng góp hàng hoá, vật chất ko liên quan đến tiền, ví dụ tài trợ in -kind

Inside booth hay Inline booth: Khoảng ko gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng

Installation: Việc lắp đặt.

Badge: Huy hiệu, phù hiệu, thẻ

Lanyard: dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ)

Liability : Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong trong 1 event.

Logistics: Những việc cần thực hiện để đảm bảo việcqua3n lý hiệu quả các vật dng5, thông tin và con người trong việc tổ chức 1 event.

Marshalling yard - nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm

Masking drapes - vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi người nhìn vào

Foyer: Cái sảnh

Table cloth: Khăn trải bàn

Chair cover: Khăn phủ ghế

Place cards: Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards

Move - in: Quy trình dựng lên 1 triển lãm, move - out quy trình tháo dỡ

Onsite: tại nơi diễn ra event

Onsite registration: Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre registration: đăng ký trước

Physical requirements : Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ… để đáp ứng yêu cầu của 1 event.

Plenary assembly: Phiên họp toàn thể

Post event meeting: Họp sau chương trình, pre event meeting: họp trước chương trình

Power drop: Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết trong event)

Print broker: Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn

Reader board: bảng hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm

Ready room: phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị trước và trong event

Rider Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu…

Confetti canon: Máy bắn kim tuyến

Greeting gate: Cổng chào

Banquet hall: phòng tiệc lớn Banquet room: phòng tiệc

Rounds: bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 - 10 người

Theme event: Event có chủ đề, torng đó đồ ăn,desgn, giải trí đều theo 1 mô típ riêng

Turnover : Tái set up lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ khách họp xong thì set up phòng họp theo kiểu khác để làm phòng tiệc.

Wings: Cánh gà sân khấu

PROPOSAL phần tất yếu của EVENT